قياس فعالية وكفاءة التدقيق الداخلي (Measuring Internal Audit Effectiveness and Efficiency) :

يصف دليل ممارسات IPPF قياس فعالية التدقيق الداخلي وكفاءته. عملية من أربع خطوات لإنشاء عملية قياس أداء فعالة.

الخطوة الأولى: تحديد فعالية التدقيق الداخلي (Step 1: Define internal audit effectiveness)

سيعتمد هذا التعريف على :

1. المبادئ الأساسية للممارسة المهنية للتدقيق الداخلي (Core Principles for the Professional Practice of Internal Auditing).
2. وتعريف التدقيق الداخلي (Definition of Internal Auditing).
3. وقواعد أخلاقيات المهنة (Code of Ethics).
4. والمعايير (The Standards).
5. والمواثيق الحالية (Existing charters).
6. ومنجزات التدقيق الداخلي المتفق عليها (Agreed internal audit deliverables).
7. والإجماع الداخلي على ما يشكل كفاءة وفاعلية نشاط التدقيق الداخلي
(Internal consensus on what constitutes an efficient and effective internal audit activity).

الخطوة الثانية: تحديد أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين الرئيسيين (Step 2: Identify key internal and external stakeholders)

قد يشمل أصحاب المصلحة الداخليون (Internal stakeholders) :

1. مجلس الإدارة (Board). 2. أو لجنة التدقيق (Audit committee).
3. والإدارة العليا (Senior management). 4. وإدارة العمليات (Operations management).
5. وإدارة الدعم (Support management). 6. والمدققين الداخليين (Internal auditors).

قد يشمل أصحاب المصلحة الخارجيون (External stakeholders) :

1. المنظمين (Regulators). 2. وهيئات وضع المعايير (Standards-setting bodies).
3. والمدققين الخارجيين (External auditors). 4. والموردين الخارجيين (Third-party vendors).
5. والعملاء (Customers).

يمكن إجراء مقابلات واستطلاعات متعمقة (In-depth interviews and surveys) لتطوير فهم أوضح لـ :

1. احتياجات (Needs).
2. وتوقعات (Expectations).

كل من أصحاب المصلحة هؤلاء.

الخطوة الثالثة: وضع مقاييس أو مؤشرات أداء رئيسية لفعالية وكفاءة التدقيق الداخلي
(Step 3: Develop measures, or key performance indicators , of internal audit effectiveness and efficiency)

تركز مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) على :

1. الإنجازات (Accomplishments).
2. أو السلوكيات (Behaviors).

التي تقدرها المنظمة.

إنها مؤشرات أداء صالحة (أي أنها تقيس الهدف الصحيح Right target) وهي مفهومة لموظفي التدقيق الداخلي الذين يستخدمونها لتوجيه وتحسين أدائهم. تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية ذات قيمة لنشاط التدقيق الداخلي لأنها تسمح للرئيس التنفيذي للتدقيق بـ :

1. اكتشاف أوجه القصور في النشاط (Detect shortcomings in the activity).
2. وتخطيط الإجراءات العلاجية (Plan remedial action).

كما أنها تسمح للرئيس التنفيذي للتدقيق بإثبات قيمة التدقيق الداخلي للعملاء ويمكن استخدامها للتحقق من صحة طلبات الموارد اللازمة لدعم المستوى المطلوب من الأداء.

نظرًا للعلاقة الوثيقة (Close relationship) بين :

1. مؤشرات الأداء الرئيسية لنشاط التدقيق الداخلي (Internal auditing activity’s KPIs).

2. وتوقعات (Expectations) كلاً من :

1. مجلس الإدارة (The board).
2. والإدارة العليا (Senior management).

فانه يجب على الرئيس التنفيذي للتدقيق إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية في مجموعة مع أصحاب المصلحة هؤلاء.

وبهذه الطريقة يمكن للرئيس التنفيذي للتدقيق التأكد من أن مؤشرات الأداء الرئيسية للنشاط تركز على أداء هادف يتماشى مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة.

سواء أكان المدققون الداخليون يقومون بتقييم مؤشرات الأداء الرئيسية أثناء مشروع تدقيق أو يبحثون في مؤشرات الأداء الرئيسية على مستوى المؤسسة فهم بحاجة للإجابة على سؤالين :

- هل هذه هي الإجراءات الصحيحة؟ Are these the right measures

(هل تغطي جميع الأهداف؟ هل تعكس التغييرات في الأداء الفعلي؟ هل يمكن للمستخدمين فهمها؟ هل هي في الوقت المناسب؟)

- هل تعمل بشكل فعال؟ Are they operating effectively

(هل الأرقام دقيقة؟ هل مصادر المعلومات موثوقة؟)

عادةً ما تقيس مؤشرات الأداء الرئيسية النتائج (outcomes) .. مثل :

1. المبيعات (Sales).
2. والإنتاج (Production).

في بعض الأحيان يقيسون خصائص العملية (process characteristics) .. مثل :

1. حسن التوقيت (Timeliness).
2. والدقة (Accuracy).

قد تكون مؤشرات الأداء الرئيسية :

1. كمية (Quantitative) .. مثل النسبة المئوية لعمليات التدقيق المخطط لها التي اكتملت.
2. أو نوعية (Qualitative) .. مثل رضا العملاء الداخليين عن أداء التدقيق.

يمكن استخدام نهج بطاقة الأداء المتوازن (balanced scorecard) لتطوير مؤشرات أداء رئيسية محددة.

حيث تفحص بطاقة الأداء المتوازن الأداء من أربع وجهات نظر مختلفة:

1. الاحتياجات المالية (Financial needs).
2. ورضا العملاء (Customer satisfaction).
3. والعمليات التجارية المطلوبة لإنجاز مهمة النشاط (Business processes required to accomplish the activity’s mission).
4. والتعلم والنمو لضمان التحسين المستمر (Learning and growth to ensure continuous improvement).

الخطوة الرابعة: مراقبة النتائج والإبلاغ عنها (Step 4: Monitor and report results)

يجب أن يضمن الرئيس التنفيذي للتدقيق (CAE) مراقبة الأداء مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية المتفق عليها بالإضافة الى :

1. اعتبارها أساسًا لتحسين الجودة (basis for quality improvement).
2. والإبلاغ عنها بوتيرة متفق عليها (reported at a frequency agreed) من قبل :

1. مجلس الإدارة (Board).
2. والإدارة العليا (Senior management)

على سبيل المثال ، كل ثلاثة أشهر - وبالطريقة التي يرغب بها أصحاب المصلحة .. على سبيل المثال :

1. العروض التقديمية (Presentations).
2. لوحة القيادة الآلية (Automated dashboard). interactive dashboard
3. رسائل البريد الإلكتروني (Emails).