المحاضرة رقم 3 : تسجل معاملات القوائم المالية (Record financial statement transactions)

كيفية تسجيل معاملة محاسبية (How to Record an Accounting Transaction) :

عند حدوث معاملة محاسبية يمكن تسجيلها في دفاتر المؤسسة بعدة طرق. تشير النقاط التالية إلى الطرق المتاحة الأكثر شيوعًا:

1. قيود دفتر اليومية (Journal entries). الطريقة الأساسية المستخدمة لتسجيل المعاملة هو قيد دفتر اليومية حيث يقوم المحاسب يدويًا (manually) بإدخال أرقام الحسابات ..

1. المدينة (debits).

2. والدائنة (credits).

لكل معاملة فردية (for each individual transaction).

هذا الأسلوب : عيوب

1. مستهلك للوقت (time-consuming).

2. وعرضة للخطأ (subject to error).

ولذلك عادة ما يستخدم لكلاً من :

1. التعديلات (adjustments).

2. والقيود الخاصة (special entries).

في النقاط التالية نلاحظ الأساليب الأكثر آلية المستخدمة في برامج المحاسبة لتسجيل المعاملات المحاسبية الأكثر شيوعًا.

2. استلام فواتير الموردين (Receipt of supplier invoices). عند استلام فاتورة المورد (supplier invoice received) يقوم المحاسب بتسجيلها في ..

وحدة الحسابات الدائنة (accounts payable module)

في برنامج المحاسبة (accounting software).

تقوم الوحدة تلقائيًا بإنشاء قيد يومية مدين بحساب المصروفات أو الأصول ذات الصلة وفى الجانب الدائن يتم تسجيل حساب التزام الحسابات الدائنة (accounts payable liability account).

3. إصدار فاتورة المورد (Issuance of supplier invoice). عندما يتم إنشاء فاتورة للعميل (customer) يقوم المحاسب بإدخال المعلومات ذات الصلة (relevant information) حول :

1. السعر (price).

2. والكمية (quantity).

3. وضريبة المبيعات المطبقة (applicable sales tax).

في وحدة الفوترة (billing module) في برنامج المحاسبة. تقوم الوحدة تلقائيًا بإنشاء قيد دفتر اليومية الذي يسجل النقد أو حساب الحسابات المدينة في الجانب المدين وفى الجانب الدائن يتم تسجيل حساب المبيعات. قد يكون هناك أيضًا في الجانب الدائن حساب التزام ضريبة المبيعات (sales tax liability account).

4. إصدار مدفوعات الموردين (Issuance of supplier payments). عندما يتم الدفع للموردين يتحقق المحاسب من أرقام الفواتير التي يتعين دفعها في وحدة الحسابات الدائنة في برنامج المحاسبة. يقوم البرنامج بعد ذلك :

1. بطباعة الشيكات (prints checks).

2. أو إصدار المدفوعات الإلكترونية (issues electronic payments).

مع تسجيل ..

1. الحسابات الدائنة في الجانب المدين (debiting the accounts payable account).

2. والحساب النقدي في الجانب الدائن (crediting the cash account).

5. إصدار شيكات الراتب (Issuance of paychecks). عندما يتم دفع رواتب الموظفين يقوم المحاسب بإدخال :

1. معدلات الأجور (pay rates).

2. وساعات العمل (hours worked).

لجميع الموظفين في وحدة كشوف المرتبات (payroll module) في برنامج المحاسبة.

تقوم الوحدة تلقائيًا بإنشاء قيد دفتر يومية يقوم بتسجيل كلاً من :

1. التعويضات (compensation).

2. وحسابات مصروفات ضريبة الرواتب (payroll tax expense accounts).

في الجانب المدين.

وفى الجانب الدائن يتم تسجيل النقدية (cash).

تُنشئ جميع طرق التسجيل هذه قيود في :

1. دفتر الأستاذ العام (general ledger).

2. أو في دفتر الأستاذ الفرعي (subsidiary ledger) .. الذي ينتقل بعد ذلك إلى دفتر الأستاذ العام.

من هناك يتم تجميع المعاملات في القوائم المالية.

وخيراً يلاحظ انه :

1. يتم تسجيل المعاملات باستخدام طريقة القيد المزدوج (double-entry method) والذى هو أساس المحاسبة (foundation of accounting).

2. الأعمال التجارية موجودة لتحقيق الربح (make a profit). يتحقق ذلك عن طريق :

  1. إنتاج السلع والخدمات (producing goods and services).

  2. وبيع تلك السلع والخدمات بسعر يغطي تكلفتها (selling those goods and services at a price that covers their cost).

تتضمن العمليات عددًا من الأحداث التجارية مثل :

1. شراء المعدات (buying equipment).

2. وشراء السلع والخدمات (purchasing goods and services).

3. ودفع المصروفات (paying expenses).

4. والقيام بالمبيعات (making sales).

5. وتوزيع السلع والخدمات (distributing goods and services).

وما إلى ذلك.

من الناحية المحاسبية كل حدث من أحداث العمل هذه عبارة عن معاملة (business event).

ويتم تسجيل تلك المعاملات بناء على الترتيب الزمني (Chronological).

أنواع المعاملات المحاسبية (Types of Accounting Transactions) :

قد تستند أنواع المعاملات المحاسبية إلى وجهات نظر مختلفة.

أنواع المعاملات المحاسبية على أساس العلاقة المؤسسية (Types of Accounting Transactions based on Institutional Relationship) :

1. المعاملات الخارجية (External transactions) :

 

تنطوي على تداول (trading of) كلاً من :

1. السلع (goods).

2. والخدمات (services).

بالمال (with money).

لذلك يمكن القول أن أي معاملة يتم الدخول فيها من قبل :

1. شخصين (two persons).

2. أو منظمتين (two organizations).

بشراء واحدة وبيع الأخرى تعتبر معاملة خارجية (external transaction). وتسمى أيضًا معاملة تجارية (business transaction).

مثال: إذا اشترت الشركة “A" مواد أولية (raw materials) لاستخدامها في الإنتاج من الشركة “B" فإن هذا يسمى معاملة خارجية.

2. المعاملات الداخلية (Internal transactions) :

لا تنطوي على أي مبيعات بل عمليات أخرى داخل المنظمة. قد يشمل ذلك :

1. حساب راتب الموظفين (computing the salary of the employees).

2. وتقدير قيمة الإهلاك لأصل معين (estimating the depreciation value of a certain asset).

أنواع المعاملات المحاسبية القائمة على تبادل النقد (Types of Accounting Transactions based on the Exchange of Cash) :

بناءً على تبادل النقد هناك ثلاثة أنواع من المعاملات المحاسبية وهي المعاملات النقدية والمعاملات غير النقدية والمعاملات الائتمانية.

1. المعاملات النقدية (Cash transactions) :

تعتبر المعاملات النقدية أكثر أشكال المعاملات شيوعًا وهي تشير الى تلك المعاملات التي تتك نقدًا .. على سبيل المثال :

إذا اشترت شركة لوازم مكتبية (office supplies) ودفعت لها اما :

1. نقدًا (cash).

2. أو ببطاقة مصرفية (debit card).

3. أو بشيك (check).

فهذه معاملة نقدية.

2. المعاملات غير النقدية (Non-cash transactions) :

لا علاقة لها بالمعاملات التي تحدد ما إذا كان قد تم الدفع نقدًا أم أنه سيتم دفعها في المستقبل. على سبيل المثال إذا قامت الشركة “A" بشراء آلة من الشركة “B" ورأت أنها معيبة فلن تستلزم إعادتها أي أموال يتم إنفاقها لذا فهي تندرج ضمن المعاملات غير النقدية. بمعنى آخر المعاملات غير النقدية أو الائتمانية هي معاملات غير نقدية.

3. المعاملات الائتمانية (Credit transactions) :

 

إنها معاملات نقدية مؤجلة لأنه تم التعهد بالدفع (payment is promised) وإتمامها في تاريخ مستقبلي. غالبًا ما تمدد الشركات شروط الائتمان للدفع مثل 30 يومًا أو 60 يومًا أو 90 يومًا اعتمادًا على المنتج أو الخدمة التي يتم بيعها أو معايير الصناعة.

فوائد المعاملات المحاسبية (Benefits of Accounting Transaction) :

بعض الفوائد هي:

1. تقييم القوائم المالية (Evaluation of financial statements).

2. صيانة وتسجيل المعاملات التجارية (Maintenance and Recording of business transaction).

3. المقارنة متاحة من الحقائق والبيانات السابقة لتقديم البيانات الواقعية (Comparison is available from past facts and data to present factual data).

4. مفيدة في حساب تقييم الأعمال (Helpful in calculating the valuation of the business).

5. يوفر معلومات بشأن أصحاب المصلحة والأطراف ذات الصلة بالشركة (It provides information regarding stakeholders and related parties to the company).

6. مفيدة في صنع القرار وتعمل كدليل للمسائل القانونية (Helpful in decision making and acts as evidence for legal matters).

7. يساعد في التعامل مع الأمور الضريبية أيضًا (It helps in dealing with taxation matters as well).

8. كما أنه مفيد في تغيير الوضع المالي للشركة (It is also helpful in changing the financial position of the company).

9. يساعد في الكشف عن الأخطاء والسهو في سياق العمل العادي (It helps detect errors and omissions in the ordinary course of business).

إعداد قائمة دخل بسيطة (Prepare a simple income statement) :

ما هي قائمة الدخل ؟ (What is an Income Statement) :

تقيس قائمة الدخل نجاح الشركة أو فشلها في تحقيق الهدف الأعلى في الصناعة وهو جني الأرباح (Earning profits).

قائمة الدخل هى واحدة من أربعة قوائم مالية أساسية يجب على الشركات العامة نشرها كل :

1. ربع سنة (quarter).

2. وسنوي (annual).

تعرض القائمة مجاميع المعاملات في حسابات :

1. الإيرادات (Revenue).

2. والمصروفات (Expense).

للشركة للفترة المحاسبية. بعبارة أخرى توضح قائمة الدخل :

- الإيرادات الواردة للفترة (period's incoming revenues).

- جنبًا إلى جنب مع المصروفات الصادرة التي جلبتها (outgoing expenses that brought them).

وهذه الأرقام بدورها تمكن من الحساب المباشر لأرباح الشركة والهوامش (margins) للفترة.

لهذا السبب يُطلق على قائمة الدخل أيضًا اسم :قائمة الربح والخسارة (Profit and Loss Statement - P&L).

القوائم الإلزامية (mandatory statements) الثلاثة الأخرى هي :

1. الميزانية العمومية

2. وقائمة الأرباح المحتجزة

3. وقائمة التغييرات في المركز المالي.

لاحظ أن بعض الشركات ومعظم المؤسسات الحكومية تنشر قوائم الدخل الخاصة بها تحت اسم "قائمة العمليات Statement of Operations" أو شيء مشابه.

بالنسبة للمستثمرين والمحللين يعتبر دخل الشركة مقياسًا لأداء أرباحها خلال الفترة.

توضح معادلة قائمة الدخل كيفية اشتقاق الدخل من إيرادات ومصروفات الفترة:

الدخل = الإيرادات - المصروفات

Income = Revenues - Expenses

قائمة الدخل هي مجرد نسخة مفصلة من هذه المعادلة. إنها في الأساس أكثر بقليل من قائمة حسابات فئة الإيرادات والمصروفات للشركة وأرصدة نهاية الفترة الخاصة بها. كما تضيف القائمة وتطرح بعض من تلك الأرقام لإظهار الأرباح. هذه هي :

1. مجمل الربح (Gross profit).

2. والربح التشغيلي (Operating profit).

3. وصافي الربح (Net profit).

الفروقات بين قائمة الدخل والقوائم المالية الأخرى (The differences between the income statement and other financial statements) :

ما هو الفرق بين قائمة الدخل وقائمة التدفق النقدي؟ (What is the difference between an income statement and a statement of cash flow)

أحيانًا يتم الخلط بين هذين المستندين لأن كلاهما له علاقة بحجم الأموال التي تكسبها الشركة أو تخسرها. الا انه يكمن الاختلاف في وقت تكبد الإيرادات والمصروفات ومتى تحدث المعاملات النقدية ذات الصلة بالفعل.

تختلف القوائم أيضًا في نواحٍ أخرى حيث انه لن ترى بندًا للإهلاك (depreciation) في قائمة التدفق النقدي وذلك لكونها ليست معاملة نقدية (not a cash transaction). بدلاً من ذلك يتم الاعتراف بالعبء الأكبر من المصروفات الرأسمالية عندما تحدث المصروفات بالفعل. تفصل قائمة التدفق النقدي أيضًا بين الاستثمارات ومعاملات التمويل. تم تصميم هذه الاختلافات لتوضيح المبلغ الفعلي للنقد المتاح للشركة.

كيف تختلف قائمة الدخل عن الميزانية العمومية؟ (How does the income statement differ from the balance sheet?)

بينما تخبرنا قائمة الدخل عن الأرباح ومقدار الأموال التي حققتها الشركة أو خسرتها خلال فترة زمنية محددة تخبرنا الميزانية العمومية بقيمة الشركة في الواقع في وقت محدد.

لماذا تحتاج الشركات الصغيرة إلى إعداد قائمة الدخل (Why Small Businesses Need to Prepare an Income Statement) :

هناك العديد من الأسباب التي تجعل الشركات الصغيرة تعد قوائم الدخل - والقوائم المالية الأخرى. فيما يلي ثلاثة أسباب وجيهة:

1. تساعد في اتخاذ قرارات أفضل (Helps Make Better Decisions).

مع وجود قائمة الربح والخسارة في متناول اليد يكون صاحب العمل قادرًا على إلقاء نظرة على الأداء المالي السابق لشركته. مع وجود القوائم الأساسية في متناول اليد من المبيعات إلى الأرباح والجوانب التشغيلية وغير التشغيلية سيتمكن صاحب العمل من اتخاذ قرارات مالية أفضل. من خلال الحصول على أرقام دقيقة يكون صاحب العمل قادرًا على اتخاذ قرارات سريعة والتي قد تتطلب تخمينًا غير موثوق به.

2. بمثابة دليل على نجاح الأعمال (Acts as a Proof of Business Success).

وجود قوائم الدخل على الورق يعني أن صاحب العمل قادر على إظهار سجل زمني لكيفية أداء أعمالهم على مدار فترة وجوده. يسمح هذا في النهاية لصاحب العمل بلعب الأوراق مباشرة حول أصحاب المصلحة أو مع المشترين إذا كان لدى المالك نية بيع الشركة. يصبح حساب الربح والخسارة مفيدًا أيضًا عندما يريد العملاء الجدد الذين يرغبون في القيام بأعمال تجارية إثباتًا قويًا على نجاح الشركة.

3. يساعد في إعداد الأعمال لتقديم الضرائب (Helps Prepare a Business to File Taxes).

تخضع الأعمال التجارية لأشكال مختلفة من ضرائب الأعمال. دفع هذه الضرائب إلزامي بموجب القانون. ومن أجل ضمان الالتزامات الضريبية للشركة تساعد قائمة الدخل والقوائم المالية الأخرى كثيرًا. توفر قائمة الدخل الدقيقة والحديثة (إلى جانب القوائم المالية الأخرى) لصاحب العمل جميع المعلومات الضرورية التي يحتاجها لحساب الضرائب المختلفة.

إعداد ميزانية عمومية بسيطة (Prepare a simple balance sheet) :

الميزانية العمومية هي في الأساس لقطة سريعة (snap shot) للنشاط التجاري في نقطة زمنية محددة (specific point in time) حيث ستوفر "القيمة الدفترية" لكيانك في ذلك الوقت المحدد ؛ أي ما هو عملك يستحق. لن تقدم الميزانية العمومية الكثير من المعلومات فيما يتعلق بالعمليات اليومية لكيانك ؛ ومع ذلك ، هذا لا يقلل من أهميتها. ما لا يدركه معظم رواد الأعمال هو أن الميزانية العمومية مهمة لأن المستثمرين والبنوك ومصادر التمويل الأخرى يعتمدون عليها بشدة عند اتخاذ قرارات الاستثمار الرأسمالي (capital investment decisions). كما يوفر للمالكين ملخصًا عن الوضع المالي العام للشركة.

من المعادلات المهمة والسهلة التي يجب تذكرها عند الإشارة إلى الميزانية العمومية أن الأصول = الخصوم + حقوق الملكية أو حقوق الملكية = الأصول - الخصوم. لذلك قد يكون سؤالك التالي هو ما هو الأصل أو الالتزام ، وكيف يمكنني تحديد مقدار الأسهم التي أملكها في عملي؟

فيما يلي بعض المصطلحات الأساسية للأجزاء الثلاثة الرئيسية للميزانية العمومية والحسابات المشتركة المدرجة ضمن هذه الأقسام:

1. الأصول (Assets) - هي موارد مملوكة لكيان لها قيمة ويمكن تحويلها إلى نقد. ستتضمن حسابات الأصول : Common assets accounts

1. الحسابات المصرفية (bank accounts).

2. وحسابات القبض (accounts receivable).

3. والمخزون (inventory).

4. والأصول الثابتة (fixed assets).

يمكن تصنيف الأصول بشكل أكبر على أنها :

1. أصول متداولة (current assets).

2. أو أصول غير متداولة (Non-current assets).

2. الخصوم (Liabilities) - هي التزامات الكيان على أساس المعاملات أو الأحداث الماضية. بمعنى آخر الأموال المستحقة على الكيان. ستشمل حسابات الخصوم : Common liabilities accounts

1. الحسابات الدائنة (accounts payable).

2. وأوراق الدفع (notes payable).

3. وبطاقات الائتمان المستحقة الدفع (credit card payable).

4. وخط الائتمان (line of credit).

يمكن تصنيف الالتزامات بشكل أكبر على أنها :

1. الالتزامات المتداولة (current Liabilities).

2. أو الالتزامات غير المتداولة (Non-current Liabilities).

3. حقوق الملكية (Equity) - هي الحصة المتبقية في أصول الكيان بعد خصم الالتزامات. إنها القيمة التي تراكمت علي ملاك الشركة. وتشمل حسابات حقوق الملكية : Common equity accounts

1. حسابات الأسهم العادية (Common equity accounts).

2. والأرباح المحتجزة (retained earnings).

3. والأرباح الموزعة (dividends).

كلما زاد رصيد رأس المال لشركتك زادت قيمة الشركة على الأرجح من قبل المستثمرين والبنوك ومصادر التمويل الأخرى.

الهدف من الميزانية العمومية (The objective of the Balance Sheet) :

يتم إعداد الميزانية العمومية للاهداف التالية:

معرفة المركز المالي للأعمال (Knowing the financial position of a business).

معرفة القيمة الحقيقية للأصول (Knowing the real value of assets).

معرفة مقدار وطبيعة الالتزامات (Knowing the amount and nature of liabilities).

التحقق من قدرة الشركة على سداد الديون (Verification of debt paying capability of a business).

معرفة اتجاه التغيرات في الأصول والالتزامات (Knowing the trend of changes in assets and liabilities).

معرفة اتجاه الربح أو الخسارة في العمل (Knowing the trend of profit or loss of business).

معرفة خصم الإهلاك من الأصول (Knowing the deduction of depreciation from assets).

معرفة مقدار المصاريف المدفوعة مسبقا وغير المسددة (Knowing the amount of prepaid and unpaid expenses).

أنواع الميزانية العمومية هي :

الميزانية العمومية غير المصنفة (Unclassified balance sheet).

الميزانية العمومية المصنفة (Classified Balance Sheet).

المحاضرة 

لتحميل ملف الـ PDF الخاص بالمحاضرة

اضغط هنا