دورات نظام المعلومات المحاسبية (Accounting Information System Cycles) :

دورات المعاملات عبارة عن عمليات أعمال مجمعة ترتبط بها المعاملات. حيث تشمل عدة دورات منها:

• دورة الإيرادات إلى النقدية (Revenue to cash cycle).
• دورة الشراء والمصروفات (Purchasing and expenditures cycle).
• دورة الإنتاج (Production cycle).
• دورة الموارد البشرية والرواتب (Human resources and payroll cycle).
• دورة التمويل (Financing cycle).

دورة الإيرادات إلى النقدية (Revenue to Cash Cycle) :

تتضمن إيرادات الدورة النقدية الأنشطة (activities) المتعلقة بـ :

1. بيع السلع والخدمات (sale of goods and services).

2. وتحصيل المدفوعات النقدية للعملاء (collection of customers’ cash payments).

تبدأ الدورة بأمر العميل وتنتهي بتحصيل النقود من العميل The cycle begins with a customer order and ends with the collection of the cash from the customer.

لتضمين تحصيل مدفوعات العملاء النقدية للمبيعات (collection of customers’ cash payments for sales) تحتاج الشركة إلى ..

الاحتفاظ بدفاتر دقيقة لفواتير العملاء المعلقة (maintain accurate records of customers’ outstanding invoices).

وبالتالي فإن دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المدينة (accounts receivable subsidiary ledger) هو وظيفة مهمة في نظام المعلومات المحاسبية الآلي (AIS).

تتضمن دفاتر العميل (Customer records) أيضًا :

1. تاريخ / سجل الدفع (payment history).
2. والحد الائتماني المحدد (assigned credit limit).
3. والتصنيف الائتماني (credit rating).

دورة الشراء والمصروفات (Purchasing and Expenditures Cycle) :

تتضمن عملية الشراء والمصروفات :

1. الحصول على العناصر والخدمات (obtaining items and services) في الوقت المناسب وبأقل سعر يتوافق مع الجودة المطلوبة
2. وإدارة المخزون (managing the inventory).
3. والتأكد من أن السداد يتم مقابل العناصر المشتراة والخدمات المستلمة (seeing that payment is made for items purchased and services received).

تشمل مسؤوليات وظيفة الشراء (purchasing function) ما يلي :

• تحديد واعتماد البائعين ذوي السمعة الطيبة (Locating and approving reputable vendors) الذين يقدمون سلعًا وخدمات عالية الجودة بأسعار معقولة. كما تعتبر كلاً من :

1. سياسات شحن البائع (Vendor shipping policies).

2. سياسات فوترة البائع (Vendor billing policies).

3. وشروط الخصم (discount terms).

4. والموثوقية (reliability).

من الاهتمامات المهمة في الموافقة على البائعين (important concerns in approving vendors).

• الحفاظ على العلاقات (Maintaining relationships) مع :

1. الموردين في سلسلة التوريد للشركة (suppliers in the company’s supply chain).

2. والشركاء الآخرين في سلسلة التوريد للشركة (other partners in the company’s supply chain).

تبدأ دورة الشراء والمصروفات بطلب سلع أو خدمات (request for goods or services) ..

وتنتهي بالدفع للبائع مقابل البضائع أو لمقدم الخدمة (payment to the vendor for the goods or to the provider of the service).

دورة الإنتاج (Production Cycle) :

تتضمن دورة الإنتاج تحويل المواد الخام إلى سلع تامة الصنع (conversion of raw materials into finished goods) والهدف هو القيام بذلك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. غالبًا ما يتم استخدام :

1. تكنولوجيا التصميم بمساعدة الحاسوب (Computer-assisted design technology).
2. تكنولوجيا التصميم بمساعدة الروبوتات (Robotics-assisted design technology).

تبدأ عملية الإنتاج بطلب المواد الخام لعملية الإنتاج. وينتهي بإتمام التصنيع وتحويل مخزون البضائع التامة الصنع إلى المستودعات.

دورة الموارد البشرية والرواتب (Human Resources and Payroll Cycle) :

تتضمن دورة إدارة الموارد البشرية وكشوف المرتبات :

1. تعيين الموظفين (Hiring employees).
2. تدريب الموظفين (Training employees).
3. رواتب الموظفين (Paying employees).
4. إنهاء خدمة الموظفين (Terminating employees).

دورة التمويل (Financing Cycle) :

عملية التمويل مسؤولة عن الحصول على الموارد المالية (acquiring financial resources) عن طريق :

1. الاقتراض النقدي (borrowing cash).
2. أو بيع الأسهم (selling stock).
3. واستثمار الموارد المالية (investing financial resources).

إنه ينطوي على :

1. إدارة النقد بشكل فعال (managing cash effectively).
2. وتقليل تكلفة رأس المال (minimizing the cost of capital).
3. الاستثمار بطريقة توازن بين المخاطر والمكافآت (investing in a manner that balances risk and reward).

4. وعمل توقعات للتدفقات النقدية (making cash flow projections) من أجل إجراء أي تعديلات ضرورية للحصول على النقد في متناول اليد عند الحاجة إليه لـ :

1. العمليات (operations).
2. والاستثمار (investing).
3. وسداد الديون (repaying debt).

يتطلب تقليل تكلفة رأس المال (Minimizing the cost of capital) تحديد مقدار رأس المال الذي يجب أن يكون :

1. في شكل دين (form of debt)

2. وفي شكل حقوق ملكية (form of equity).

غالبًا ما تستخدم الإدارة نماذج التخطيط المالي (Financial planning models) لمساعدتها على :

1. تحديد الاستراتيجيات المثلى للحصول على الموارد المالية (determine the optimum strategies for acquiring financial resources).
2. تحديد الاستراتيجيات المثلى لاستثمار الموارد المالية (determine the optimum strategies for investing financial resources).

تتضمن إدارة النقد بفاعلية تحصيل النقود في أسرع وقت ممكن (collecting cash as quickly as possible) وتستخدم العديد من الشركات ترتيبات الصندوق المغلق (lockbox arrangements) لتقليل وقت تحصيل المدفوعات المستلمة (reduce the collection time for payments received).
وتعني إدارة النقد بفعالية أيضًا :
1. دفع الفواتير عند استحقاقها (paying invoices as they are due).
2. والاستفادة من الخصومات للدفع الفوري عندما تكون الخصومات المقدمة مفضلة
(taking advantage of discounts for prompt payment when the discounts offered are favorable).
غالبًا ما يستخدم التحويل الإلكتروني للأموال (Electronic funds transfer) من خلال غرفة المقاصة الآلية (automated clearing house) لـ :
1. سداد الحسابات المستحقة الدفع (pay accounts payable).
2. وأيضًا لدفع أجور الموظفين (pay employees).
عن طريق إيداع الأموال مباشرة في الحسابات المصرفية للمدفوع لهم.

يمكّن استخدام تحويل الأموال الإلكتروني (electronic funds transfer) الشركة من التحكم عن كثب في توقيت (timing) الأموال التي يتم خصمها من :

 
1. حساباتها التشغيلية (operating accounts).
2. وحسابات الرواتب (payroll accounts).

يتضمن توقع التدفقات النقدية :

1. التنبؤ بالمتحصلات النقدية (cash receipts forecast) - أحد مخرجات دورة الإيرادات (output of the revenue cycle).
2. وتوقعات المدفوعات النقدية (cash disbursements forecasts) - مخرجات :
1. دورة المشتريات والمصروفات (purchasing and expenditures cycle).
2. ودورة الموارد البشرية والمرتبات (human resources and payroll cycle).


على الرغم من أن الإدارة المالية تستخدم نظام المعلومات المحاسبية إلا أنه يجب فصل :

- المسؤوليات التمويلية (finance responsibilities).
- عن المسؤوليات المحاسبية (accounting responsibilities).

 
النهج الشائع هو أن يكون لدي الشركة مراقب (controller) يدير :

 
1. وظيفة المحاسبة (accounting function).
2. و وظيفة أمين صندوق (treasurer function).
أو مدير مالي يدير الوظيفة التمويلية (CFO who manages the finance function).