المحاضرة رقم 15 : الضوابط في دورات المعاملات المحاسبية (Controls in the Accounting Transaction Cycles) :

تحتوي دورات المعاملات المحاسبية (Accounting transaction cycles) على :

1. ضوابط (Controls).

2. وفصل بين المهام (Segregation of duties).

المتضمنة فيها لتقليل احتمالية الاحتيال (Fraud).

تغطي الصفحات التالية خمس دورات معاملات وتقدم أمثلة لفصل المهام والجداول التي توضح بالتفصيل :

1. الاقسام المعنية (Departments involved).

2. و أنشطة الاقسام (Department's activities).

3. و مخاطر الأقسام (Departments risks).

4. وإجراءات الرقابة ذات الصلة (Related control procedures).

لا تحتاج إلى حفظ هذه الجداول. المهم هو أن تكون قادرًا على التفكير في كل دورة وتحديد الأنشطة ذات الصلة بضوابطها وفصل المهام.

ملاحظة : قد لا يكون لدى بعض الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ما يكفي من الموظفين للفصل الكامل بين المهام وفي هذه الحالة يجب على المدققين الداخليين تقييم ما إذا كانت هناك ضوابط تعويضية كافية (sufficient compensating controls) أم لا. خلاف ذلك هناك فرصة أكبر بكثير للموظفين لارتكاب الاحتيال.

دورة الإيرادات - الحسابات المدينة (Revenue-Receivable Cycle) :

من خلال دورة الإيرادات - الحسابات المدينة يمكن للشركة التأكد من أن :

1. العملاء المؤهلين (qualified customers) فقط هم من يمكنهم الحصول على الائتمان (obtain credit).

2. وأن السلع أو الخدمات (goods or services) التي يحصلون عليها في :

1. الوقت المناسب (Right time).

2. وبالسعر المناسب (Right price).

3. وأن المبيعات المسجلة (recorded sales) يتم :

1. تسجيلها بسرعة (Promptly recorded).

2. وتسجيلها بدقة (Accurately recorded).

مثال على فصل المهام في دورة الإيرادات :

الموافقة على المتحصلات لمبيعات الائتمان (Approval for Credit Sales) :

يوافق مسؤول الائتمان من قسم الائتمان على مبيعات الائتمان (credit officer from the credit department approves credit sales).

حراسة الأصول (Custody of Assets) :

تقع عهدة التعامل مع البضائع على إدارة المستودعات التي تسحبها وترسلها إلى قسم الشحن الذي يرسلها بعد ذلك إلى العميل.

لا يقوم الموظفون في هذه الأقسام بـ :

1. الموافقة على الأمر (Approve the order).

2. أو تسجيل المبيعات (Record the sales).

3. أو تسوية السجلات (Reconcile records).

التسجيل (Recording) :

قسم المحاسبة accounting department (أو قسم الفواتير billing department) حيث يطابق (Matches) :

1. مستندات المبيعات من الشحن (Sales documents from shipping).

2. ويسجل الأمر كبيع (Records the order as a sale).

التسوية (Reconciliation) :

يجب أن يكون هناك تسوية (reconciliation) بين :

1. دفتر الأستاذ حسابات القبض (Accounts receivable ledger).

2. ودفتر الأستاذ العام (General ledger).

يجب أن يقوم شخص مستقل بالتسوية (An independent person should do the reconciliation).

دورة المشتريات - الحسابات المستحقة الدفع (Purchases-Payable Cycle) :

الهدف من دورة المشتريات - الحسابات المستحقة الدفع هو التأكد من :

1. يتم استلام الطلبات المصرح بها فقط (only authorized orders are received).

2. يتم تخزين الطلبات المصرح بها فقط (only authorized orders are inventoried).

مثال على فصل المهام في دورة مشتريات - الحسابات المستحقة الدفع :

الموافقة على الشراء (Approval of Purchase) :

يجب على مدير المشتريات :

1. مراجعة طلب الشراء (review the purchase requisition).

2. والموافقة على شراء البضائع أو رفضها (approve or reject the purchase of goods).

حراسة البضائع (Custody of Goods) :

تكمن حراسة البضائع في :

1. استلام receiving (استلام البضائع which receives the goods).

2. والمستودع warehouse (الذي يخزن البضائع which stores the goods).

التسجيل (Recording) :

يقوم موظف الحسابات الدائنة (accounts payable clerk) بتسجيل المعاملة في دفتر يومية الحسابات الدائنة.

يقوم موظف المحاسبة (accounting clerk) بتسجيل المعاملة في دفتر الأستاذ العام.

التسوية (Reconciliation) :

يجب أن تكون هناك تسوية (reconciliation) بين :

1. دفتر الأستاذ العام (General ledger).

2. وملف الحسابات الدائنة (Accounts payable file).

هناك حاجة أيضًا إلى التسوية (reconciliation) بين :

1. دفتر الأستاذ العام (General ledger).

2. وسجلات المخزون (Inventory records).

يجب على الأشخاص المستقلين القيام بالتسويات (Independent persons should do reconciliations).

دورة الرواتب (Payroll Cycle) :

الهدف من دورة كشوف المرتبات هو التأكد من دفع رواتب الموظفين الحقيقين فقط (only legitimate employees) مقابل ساعات عملهم فقط.

مثال فصل المهام في دورة الرواتب :

الموافقة على الجدول الزمنى (Approval of Timesheets) :

يوافق مديرو الإدارات على الجداول الزمنية (Departmental managers approve timesheets).

إيداع النقد أو الشيكات للأجور (Custody of Cash or Checks for Wages) :

- يتم إعداد الشيكات عن طريق كشوف المرتبات (payroll)

- ولكن يجب أن يوقعها شخص خارج جدول الرواتب (signed by someone outside of payroll) .. على سبيل المثال ، أمين الصندوق (treasurer).

- يقوم :

1. أمين الصندوق (treasurer).

2. أو قسم الموارد البشرية (human resources department).

بتوزيع شيكات الرواتب (distributes payroll checks).

التسجيل (Recording) :

موظف قسم الرواتب (payroll department clerk) يسجل معلومات كشوف المرتبات في دفتر الرواتب (payroll journal).

موظف المحاسبة (Accounting clerk) يسجل معلومات كشوف المرتبات إلى دفتر الأستاذ العام (general ledger).

التسوية (Reconciliation) :

يقوم شخص مستقل (independent person) بالتسوية بين :

1. دفتر الأستاذ العام للمحاسبة (accounting general ledger).

2. ودفتر يومية كشوف المرتبات (payroll journal).

دورة الإيصالات النقدية (Cash Receipts Cycle) :

تتأكد دورة الإيصالات النقدية من وجود رقابة مناسبة على الإيصالات النقدية.

مثال على فصل المهام في دورة الإيصالات النقدية :

التفويض (Authorization) :

يجب على الموظفين المصرح لهم فقط (Only authorized personnel) :

1. فتح الشيكات (open the checks).

2. المصادقة على الشيكات (endorse the checks).

حيازة النقدية (Custody of Cash) :

يجب على :

1. الكاشير (cashier).

2. أو أمين الصندوق (treasurer).

3. أو أي شخص آخر معين (other designated person).

إيداع الشيكات في البنك (deposit checks at the bank).

التسجيل (Recording) : 

يقوم قسم الحسابات المدينة بإجراء تعديلات على رصيد حساب العميل.

التسوية (Reconciliation) : 

يجب على شخص آخر غير أمين الصندوق أو شخص ما في قسم الحسابات المدينة تسوية (reconcile) كلاً من :

1. كشف الحساب البنكي (bank statement).

2. مع دفتر الأستاذ العام (general ledger).

بالإضافة إلى ذلك يجب أن يكون هناك تسوية (reconciliation) بين :

1. دفتر الأستاذ العام (general ledger).

2. ودفتر الأستاذ للحسابات المستحقة القبض (accounts receivable ledger).

وبين :

1. دفتر يومية الحسابات المدينة (accounts receivable journal).

2. ودفتر يومية الإيصالات النقدية (cash receipts journal).

دورة الصرف النقدي (Cash Disbursement Cycle) :

تتأكد دورة الصرف النقدي من أن المدفوعات تتم فقط للسلع والخدمات المطلوبة والمستلمة (ordered and received).

مثال على فصل المهام في دورة المدفوعات النقدية :

التفويض (Authorization) :

إذن للدفع يأتي من الحسابات الدائنة (Authorization for payment comes from accounts payable).

حيازة النقدية (Custody of Cash) :

يشرف أمين الصندوق على الصرف النقدي (Treasurer oversees the cash disbursement).

التسجيل (Recording) :

1. موظف في المحاسبة يقوم بالترحيل الى دفتر الأستاذ العام (clerk in general accounting posts checks to the general ledger).

2. موظف في حسابات الدفع يقوم بترحيل الشيكات إلى ملف الحسابات الدائنة (clerk in accounts payable posts checks to the accounts payable file).

3.أمين الصندوق يرسل الشيكات إلى دفتر الصرف النقدي (clerk for the treasurer posts checks to the cash disbursement journal).

التسوية (Reconciliation) :

يجب أن تكون هناك تسوية بين :

1. دفتر الأستاذ العام (General ledger).

2. ودفتر يومية الصرف النقدي (Cash disbursement journal).

3. وملف الحساب المستحق الدفع (Account payable file).

يجب أن يكون هناك أيضًا تحقق مستقل (independent verification).

المحاضرة 

لتحميل ملف الـ PDF الخاص بالمحاضرة

اضغط هنا