المحاضر رقم 2 : الأنشطة الإدارية للتدقيق الداخلي (Internal audit administrative activities)

الأنشطة الإدارية للتدقيق الداخلي (Internal audit administrative activities) :

1. نظرة عامة (Overview) :

الرئيس التنفيذي للتدقيق (CAE) هو المسؤول عن إدارة موارد نشاط التدقيق الداخلي بطريقة تضمن الوفاء بمسؤولياته (fulfillment of its responsibilities).

مثل أي قسم مُدار بشكل جيد يجب أن يعمل نشاط التدقيق الداخلي بفعالية وكفاءة.

يمكن تحقيق ذلك من خلال التخطيط السليم (Proper planning) والذي يتضمن :

1. اعداد الموازنات (Budgeting).

2. وإدارة الموارد البشرية (Human resources management).

معيار الأداء 2000 - إدارة نشاط التدقيق الداخلي (Performance Standard 2000 - Managing the Internal Audit Activity) :

يجب على الرئيس التنفيذي للتدقيق أن يدير نشاط التدقيق الداخلي بفعالية للتأكد من أنه يضيف قيمة إلى المنظمة.

تفسير معيار 2000 تتم إدارة نشاط التدقيق الداخلي بشكل فعال (effectively managed) عندما :

● يحقق الغرض والمسؤولية الواردة في ميثاق التدقيق الداخلي (It achieves the purpose and responsibility included in the internal audit charter).

● يتوافق مع المعايير (It conforms with the Standards).

● يتوافق أعضاؤها الأفراد مع مدونة الأخلاق والمعايير (Its individual members conform with the Code of Ethics and the Standards).

● ينظر في الاتجاهات والقضايا الناشئة التي يمكن أن تؤثر على المنظمة (It considers trends and emerging issues that could impact the organization).

ولا يمكن القول انه تتم إدارة نشاط التدقيق الداخلي بفعالية اذا كان :

1. للنشاط مجموعة المهارات والمعرفة لمساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها.

2. تشرف الإدارة على العمليات اليومية لنشاط التدقيق الداخلي.

حيث ان هذا لا يضمن إدارة نشاط التدقيق الداخلي بشكل فعال.

يضيف نشاط التدقيق الداخلي قيمة للمؤسسة وأصحاب المصلحة عند النظر في :

1. الاستراتيجيات (Strategies). 2. والأهداف (Objectives). 3. والمخاطر (Risks).

تسعى جاهدة لتقديم طرق لتعزيز (enhance) عمليات الحوكمة وإدارة المخاطر والرقابة ؛ ويقدم ضمانات ذات صلة بموضوعية.

تشرف (Oversees) الإدارة على العمليات اليومية لنشاط التدقيق الداخلي ، بما في ذلك الأنشطة الإدارية التالية :

1) إعداد الموازنات والمحاسبة الإدارية (Budgeting and management accounting).

2) إدارة الموارد البشرية بما في ذلك تقييمات الموظفين والتعويضات (Human resource administration, including personnel evaluations and compensation).

انتبه الى ان الاهتمام بادارة وجودة الموارد البشرية اكثر اهمية من الاهتمام بتعويضات الموظفين.

3) الاتصالات الداخلية وتدفقات المعلومات (Internal communications and information flows).

4) إدارة سياسات وإجراءات نشاط التدقيق الداخلي (Administration of the internal audit activity’s policies and procedures).

معيار الأداء 2040 السياسات والإجراءات (Performance Standard 2040 - Policies and Procedures) :

يجب على الرئيس التنفيذي للتدقيق الداخلي (CAE) :

1. وضع سياسات (Establish policies).

2. وضع إجراءات (Establish procedures).

لتوجيه نشاط التدقيق الداخلي (guide the internal audit activity). Guiding the internal audit staff

2. الشكل والمحتوى والمراجعة (Form, Content, and Review) :

تفسير المعيار 2040 (Interpretation of Standard 2040) :

يعتمد شكل ومحتوى السياسات والإجراءات على حجم وهيكل نشاط التدقيق الداخلي ومدى تعقيد عمله.

يتوفر مزيد من الإرشادات فيIG 2040 السياسات والإجراءات (Policies and Procedures). موضوع هام

- قد يتضمن نشاط تدقيق داخلي :

1. كبير (Large).

2. وناضج (Mature).

سياسات وإجراءات في دليل عمليات رسمي (formal operations manual).

بحيث يعكس تعليمات وإرشادات تفصيلية لكل منطقة ارتباط (detailed instructions and guidelines for each engagement area).

- اما إذا كان النشاط :

1. أصغر (Smaller).

2. أو أقل نضجًا (Less mature)

فقد توجد السياسات والإجراءات في :

1. مستندات منفصلة (Separate documents). Written memoranda

2. أو برنامج إدارة تدقيق (Audit management software program). Daily, close supervision

يتم تضمين المحتوى التالي بشكل عام في دليل العمليات أو أي مستندات منفصلة أخرى : 4 أمور

1. السياسات (Policies) الخاصة بـ :

1) أغراض ومسؤوليات نشاط التدقيق الداخلي (Purposes and responsibilities of the internal audit activity).

2) الامتثال للتوجيهات الإلزامية (Compliance with mandatory guidance).

3) استقلالية نشاط التدقيق الداخلي وموضوعية المدققين الداخليين (Independence of the internal audit activity and objectivity of internal auditors).

4) متطلبات الأخلاقيات (Ethics requirements).

5) الحفاظ على سرية المعلومات (Maintaining the confidentiality of information).

6) الاحتفاظ بسجلات التدقيق الداخلي (Retention of internal audit records).

وبناء عليه يمكن القول انه :: توضح السياسات قدر كبير من التفاصيل (Considerable detail) وذلك فى انشطة التدقيق الكبيرة والمعقدة.

2. الإجراءات (Procedures) من أجل :

1) صياغة خطة التدقيق بناءً على تقييم المخاطر (Drafting the audit plan based on the risk assessment).

2) صياغة خطط وبرامج العمل لمهام محددة (Drafting plans and work programs for specific engagements).

3) الأداء وتوثيق الارتباطات (Performance and documentation of engagements).

4) إبلاغ نتائج التعاقدات (Communicating results of engagements).

5) المراقبة والمتابعة (Monitoring and follow-up).

3. إرشادات بشأن برامج ضمان الجودة والتحسين (Guidance on the quality assurance and improvement programs).

4. إدارة نشاط التدقيق الداخلي المتعلق بـ :

1) التدريب المهني والشهادات (Professional training and certification).

2) التعليم المهني المستمر (Continuing professional education).

3) تقييم المراجعين (Evaluations of auditors).

"يجب مراجعة سياسات وإجراءات التدقيق الداخلي بشكل دوري (reviewed periodically) .. إما من قبل :

1. الرئيس التنفيذي للتدقيق (CAE).

2. أو من قبل مدير تدقيق داخلي (internal audit manager) نهائي مكلف بمراقبة عمليات التدقيق الداخلي والقضايا الناشئة ".

3. اعداد الموازنات (Budgeting) :

الرئيس التنفيذي للتدقيق (CAE) .. وليس لجنة المراجعة .. مسؤول عن :

1. إنشاء الموازنة التشغيلية (Creating the operating budget).

2. وإنشاء الموازنة المالية (Creating the financial budget).

بشكل عام يعمل كلاً من :

1. الرئيس التنفيذي للتدقيق (CAE).

2. ومديري التدقيق (Audit managers).

3. ونشاط التدقيق الداخلي (Internal audit activity).

معًا لتطوير (Develop) الموازنة سنويًا. ثم يتم تقديم الموازنة إلى :

1. الإدارة (Management).

2. والمجلس (Board).

لمراجعتها والموافقة عليها (Review & Approval).

4. الموارد البشرية (Human Resources) :

تعد مجموعة المهارات والمعرفة المتعلقة بنشاط التدقيق الداخلي ضرورية لقدرته على مساعدة المؤسسة في تحقيق أهدافها.

ان الرئيس التنفيذي للتدقيق (CAE) مسؤول عن تعيين مساعدين لملء الهيكل التنظيمي لوظيفة التدقيق الداخلي بطريقة :

1. تزيد من الكفاءة (Maximizes efficiency).

2. وتوفر بشكل فعال قاعدة المهارات اللازمة (Effectively provides the necessary skill base).

3. وتجعل حسن استخدام الموازنة المالية (Makes good use of the financial budget).

يجب أن يكون المدققون الداخليون مؤهلين وأكفاء (Qualified and Competent).

نظرًا لأن اختيار الموظفين المتفوقين يعتمد على القدرة على تقييم المتقدمين فانه ..

يجب تطوير معايير الاختيار جيدًا (Selection criteria must be well-developed). 

حيث يجب إعداد الأسئلة والنماذج المناسبة مسبقًا لتقييم .. من بين أمور أخرى .. كلاً من :

(1) المؤهلات التقنية لمقدم الطلب (Technical qualifications).

(2) الخلفية التعليمية (Educational background).

(3) المظهر الشخصي (Personal appearance).

(4) القدرة على التواصل (Ability to communicate).

(5) النضج (Maturity).

(6) الإقناع (Persuasiveness).

(7) الثقة بالنفس (Self-confidence).

(8) الذكاء (Intelligence).

(9) الدافع (Motivation).

(10) القدرة على المساهمة في المنظمة (Potential to contribute to the organization).

يحتاج المدققون الداخليون إلى مجموعة متنوعة من المهارات لأداء وظائفهم بفعالية (set of skills to perform their jobs effectively).

لا تظهر هذه المهارات دائمًا في السيرة الذاتية القياسية (Standard resumé).

سيضمن تطوير تقنيات المقابلات الفعالة أن تكتسب وظيفة التدقيق الداخلي المجموعة المناسبة من :

1. المهارات (Skills).

2. والقدرات (Capabilities).

3. والمعرفة الفنية (Technical knowledge).

اللازمة لتحقيق أهدافها (needed to accomplish its goals).

أساليب المقابلات الفعالة (Effective interviewing methods) هي :

1. المقابلات المنظمة (Structured interviews).

2. والمقابلات السلوكية (Behavioral interviews).

1) المقابلات المنظمة (Structured interviews) مصممة للقضاء على التحيز الفردي (eliminate individual bias).

تستخدم هذه المقابلات مجموعة من الأسئلة المتعلقة بالوظيفة مع إجابات موحدة ، والتي يتم تسجيلها بعد ذلك من قبل لجنة من ثلاثة إلى ستة أعضاء.

ويمكن للمحاورين استخدام أربعة أنواع عامة من الأسئلة:

1) الموقفية (Situational) - "ماذا ستفعل إذا رأيت شخصين يتجادلان بصوت عالٍ في منطقة العمل؟"

2) المعرفة الوظيفية (Job knowledge) - "هل تعرف كيفية إجراء بحث على الإنترنت؟"

3) محاكاة نموذج الوظيفة (Job sample simulation) - "هل يمكنك أن توضح لنا كيفية إنشاء رسالة بريد إلكتروني وإرسالها؟"

4) متطلبات العمال (Worker requirements) - "هل أنت قادر على قضاء 25% من وقتك على الطريق؟"

2) المقابلات السلوكية (Behavioral interviews) تحدد كيفية تعامل المرشحين مع المواقف الماضية (past situations).

الأداء السابق يشير بشكل عام إلى الأداء المستقبلي (Past performance is generally indicative of future performance).

المحاضرة 

رابط ملف الـ PDF الخاص بالمحاضرة

اضغط هنا