المحاضرة رقم 12 : تدقيق الأداء (Performance Auditing)

تدقيق الأداء (Performance Auditing)

قد يوفر تدقيق الأداء تأكيدًا حول مؤشرات الأداء الرئيسية للمؤسسة (provide assurance about the organization’s key performance indicators).

يمكن إجراء مهمة استشارية (consulting engagement) لتصميم نظام قياس الأداء (design a performance measurement system).

يقوم المدققون الداخليون بـ :

1. تقييم قدرة المؤسسة على قياس أدائها (Assess an organization’s ability to measure its performance).

2. والتعرف على أوجه القصور (Recognize deficiencies).

3. واتخاذ الإجراءات التصحيحية (Take corrective actions).

تتطلب الرقابة الإدارية الفعالة (Effective management control) كلاً من :

1. قياس الأداء (Performance measurement).

2. وردود الفعل (Feedback).

تؤثر هذه العملية على تخصيص الموارد للوحدات الفرعية التنظيمية (This process affects allocation of resources to organizational subunits).

كما أنه يؤثر على القرارات المتعلقة بـ :

1. تعويض المديرين (Managers’ compensation).

2. تقدم المديرين (Managers’ advancement).

3. المهام المستقبلية (Future assignments).

علاوة على ذلك ..

يعمل تقييم أدائهم على تحفيز المديرين على تحسين المقاييس في نموذج تقييم الأداء

(evaluating their performance serves to motivate managers to optimize the measures in the performance evaluation model).

ومع ذلك ..

قد يكون هذا النموذج غير متسق مع نموذج المنظمة لاتخاذ القرارات الإدارية

(inconsistent with the organization’s model for managerial decision making).

لتحقيق الاتساق (Consistency) يجب أن تكون النماذج متزامنة (Synchronized).

على سبيل المثال إذا رغبت الإدارة العليا في تحقيق أقصى قدر من النتائج على المدى الطويل فيجب ..

تقييم المرؤوسين على المدى الطويل (Subordinates should be evaluated over the long term).

بطاقة الأداء المتوازن (balanced scorecard) مفيدة لقياس الأداء (Useful for performance measurement). Performance Scorecard

إنه تقرير يربط بين عوامل النجاح الحاسمة المحددة في التحليل الاستراتيجي مع :

1. المقاييس المالية لعناصر الأداء (Financial measures of the elements of performance).

2. المقاييس غير المالية لعناصر الأداء (Nonfinancial measures of the elements of performance).

تحدد المنظمة عوامل نجاحها الحاسمة (Critical Success Factors) عن طريق تحليل (analysis) يعالج :

1. العوامل الداخلية Internal factors (نقاط القوة والضعف Strengths and Weaknesses)

2. والعوامل الخارجية External factors (الفرص والتهديدات Opportunities and Threats).

هذه العملية هي تحليل SWOT. 

- تتمثل أعظم نقاط القوة في المنظمة في الكفاءات الأساسية (Core competencies).

هذه هي أساس قدرتها على المنافسة بنجاح واستراتيجيتها (Basis for its ability to compete successfully and its strategy).

- نقاط القوة والضعف (Strengths & weaknesses) هي :

1. الموارد الداخلية (Internal resources). 2. أو نقص الموارد (Lack of resources).

على سبيل المثال تشمل نقاط القوة (Strengths) :

1. المنتجات المتقدمة تقنيًا (Technologically advanced products).

2. ومزيج المنتجات الواسع (Broad product mix).

3. والإدارة القادرة (Capable management).

4. والقيادة في البحث والتطوير (Leadership in R&D).

5. ومرافق الإنتاج الحديثة (Modern production facilities).

6. ومنظمة التسويق القوية (Strong marketing organization).

ينجم الضعف عن عدم وجود مثل هذه المزايا.

- تنشأ الفرص والتهديدات (Opportunities & threats) من عوامل خارجة عن المنظمة مثل :

1. اللوائح الحكومية (Government regulations). 2. والتقدم التكنولوجي (Advances in technology).

3. والتغيرات الديموغرافية (Demographics changes).

قد تنعكس في ظروف تنافسية معينة (Certain competitive conditions) بما في ذلك ما يلي :

1. عدد وقوة المنافسين في الصناعة (The number and strength of competitors in the industry).

2. التغييرات في شدة التنافس داخل الصناعة (Changes in the intensity of rivalry within the industry)

على سبيل المثال بسبب الطاقة الإنتاجية المفرطة (excessive production capacity).

3. التوافر النسبي للبدائل لمنتجات أو خدمات المنظمة (Relative availability of substitutes for the organization’s products or services).

4. القدرة التفاوضية للعملاء (Bargaining power of customers).

5. القدرة التفاوضية للموردين (Bargaining power of suppliers).

يسهل تحليلSWOT تطوير الإستراتيجية من خلال التأكيد على العوامل الأساسية (Basic factors) لـ :

1. التكلفة (Cost).

2. والجودة (Quality)

3. وسرعة تطوير المنتج (Speed of product development).

4. وسرعة توصيل المنتج (Speed of product delivery).

يجب تحديد :

1. مقاييس محددة (Specific measures).

2. مقاييس موثوقة (Reliable measures).

لكل عامل ذي صلة بالنجاح التنظيمي (for each factor relevant to organizational success).

يجب أن تكون مقاييس (Measures) :

1. غير مالية (Non-financial).

2. ومالية (Financial)

وايضاً :

1. طويلة الأمد (Long-term).

2. وقصيرة الأمد (Short-term).

وايضاً :

1. داخلية (Internal).

2. وخارجية (External).

لا تؤكد بطاقة الأداء المتوازن (Balanced scorecard) على :

- النتائج المالية قصيرة الأجل (Short-term financial results).

- وتركز الانتباه على العوامل الحيوية للنجاح في المستقبل (Focuses attention on factors vital to future success).

يتطلب :

1. تطوير بطاقة الأداء المتوازن الشامل (Development of a comprehensive balanced scorecard).

2. تطبيق بطاقة الأداء المتوازن الشامل (Implementation of a comprehensive balanced scorecard).

مشاركة فعالة من قبل الإدارة العليا (Active participation by senior management).

يجب أن تحتوي بطاقة الأداء على مقاييس مفصلة (detailed measures) للسماح للجميع بفهم كيفية تأثير جهودهم على النتائج.

ويجب إبلاغ بطاقة الأداء والاستراتيجية التي تمثلها إلى جميع المديرين (communicated to all managers) ..

واستخدامها كأساس لقرارات التعويض (used as a basis for compensation decisions).

ويجب أن تسمح بطاقة الأداء بتحديد ما إذا كانت ..

بعض الأهداف تتحقق على حساب أهداف أخرى (Certain objectives are being achieved at the expense of others).

على سبيل المثال قد يؤدي خفض الإنفاق على خدمة العملاء إلى :

- تحسين النتائج المالية قصيرة الأجل

- ولكنه يتسبب في انخفاض رضا العملاء.

تشتمل بطاقة الأداء المتوازن النموذجية (Typical balanced scorecard) على مقاييس في أربع فئات :

1) المقاييس المالية (Financial measures) : Profitability Measure

هي النتائج النهائية المقدمة للمالكين (ultimate results provided to owners) على سبيل المثال :

1. المبيعات (Sales).

2. والقيمة العادلة لمخزون المنظمة (Fair value of the organization’s stock).

3. والأرباح (Profits).

4. والسيولة (Liquidity).

5. القيمة الاقتصادية المضافة (Economic value added - EVA).

2) مقاييس العملاء (Customer measures) تعكس :

1. احتياجات العملاء (Customer needs).

2. ورضا العملاء (Customer satisfaction).

على سبيل المثال :

1. معدل الاحتفاظ بالعملاء (Customer retention rate).

2. وعلاقات التجار والموزع (Dealer and distributor relationships).

3. وأداء التسويق والبيع (Marketing and selling performance).

4. والتسليم الفوري (Prompt delivery).

5. والجودة (Quality).

6. وحصة السوق (Market share).

3) المقاييس الداخلية (Internal measures)

 للعمليات الرئيسية تدفع العمل على سبيل المثال :

1. الجودة (Quality).

2. والإنتاجية Productivity (علاقة المدخلات والمخرجات an input-output relationship).

3. ومرونة الاستجابة للظروف المتغيرة (Flexibility of response to changing conditions).

4. والاستعداد التشغيلي (Operating readiness).

5. والسلامة (Safety).

4) مقاييس التعلم والنمو والابتكار (Learning, growth, and innovation measures) :

هي أساس النجاح في المستقبل Basis for future success (الأفراد والبنية التحتية People and infrastructure).

ومن الأمثلة على ذلك :

1. تطوير منتجات جديدة (Development of new products).

2. وسرعة تقديمها (Promptness of their introduction).

3. وتنمية الموارد البشرية (Human resource development).

4. والروح المعنوية للقوى العاملة (Morale of the work force).

5. وكفاءة القوى العاملة (Competence of the work force).

المحاضرة

رابط ملف الـ PDF الخاص بالمحاضرة

اضغط هنا