المحاضرة رقم 21 : الارتباطات الاستشارية - أنواع أخرى (Consulting Engagements – Other Types)
الارتباطات الاستشارية - أنواع أخرى (Consulting Engagements – Other Types) :
1. التدريب على الرقابة الداخلية (Internal Control Training) :
قد يؤدي المدققون الداخليون الارتباطات الاستشارية لـ
توفير التدريب على الرقابة الداخلية لموظفي المنظمة (provide internal control training to the employees of the organization).
قد يتضمن هذا التدريب تعليمات (instruction) حول :
1. أهداف المنظمة (Organization’s objectives).
2. سياسات المنظمة (Organization’s policies).
3. معايير المنظمة (Organization’s standards).
4. إجراءات المنظمة (Organization’s procedures).
5. قياسات أداء المنظمة (Organization’s performance measurements).
6. طرق التغذية العكسية (feedback methods).
بالإضافة إلى توفير دورات لموظفي العملاء قد يقدم نشاط التدقيق الداخلي تدريبًا داخليًا لبعض المديرين الجدد (Offer internships to some new managers).
من بين أمور أخرى يكتسب هؤلاء المديرون خبرة في تقييم الرقابة (experience in assessing controls).
كجزء من تنسيقهم مع المدققين الخارجيين قد يوفر المدققون الداخليون فرصًا للتدريب المشترك على الرقابة (joint control training) وغيرها من الأمور.
كما يجب أن يخضع المدققون الداخليون للتدريب على الرقابة الداخلية .. على سبيل المثال :
1. فيما يتعلق بأطر الرقابة (with regard to control frameworks).
2. وأهداف الرقابة والرقابة المحددة (specific controls and control objectives).
3. والمعايير (standards).
4. والتطورات التكنولوجية (technological developments).
5. والأدبيات المهنية الجديدة (new professional literature).
يوفر التقييم الذاتي للرقابة التدريب للأشخاص في وحدات الأعمال. يكتسب المشاركون خبرة (Gain experience) في :
1. تقييم المخاطر (Assessing risks).
2. وربط عمليات الرقابة بإدارة تلك المخاطر (Associating control processes with managing those risks).
3. وتحسين فرص تحقيق أهداف العمل (Improving the chances of achieving business objectives).
ترتبط الثقافة الأخلاقية للمؤسسة بعملية الحوكمة وهي أهم عنصر رقابة ناعم
(Ethical culture of an organization is linked to the governance process and is the most important soft control).
حيث يكون للمدققين الداخليين العديد من الأدوار في دعم الثقافة الأخلاقية (Ethical culture) .. الثقافة الاخلاقية شكل من اشكال الرقابة الناعمة .. بما في ذلك دور :
1. مستشار الأخلاقيات (Ethics counselor).
2. وخبير الأخلاقيات (Ethics expert).
2. تدقيق العناية الواجبة (Due Diligence Auditing) :
يتم تطبيق مصطلح "العناية الواجبة Due diligence" على خدمة يحدد فيها المدققون الداخليون وغيرهم سواء كانو :
1. المدققون الخارجيون (External auditors).
2. وخبراء الضرائب (Tax experts).
3. والمهنيون الماليون (Finance professionals).
4. والمحامون (Attorneys).
وما إلى ذلك.
التبرير التجاري لعملية تجارية كبيرة (business justification for a major transaction) مثل :
1. دمج الأعمال (Business combination).
2. المشروع المشترك (Joint venture).
3. تصفية (Divestiture).
وغير ذلك وما إذا كان هذا التبرير صحيحًا (whether that justification is valid).
قد يقوم المدققون الداخليون .. على سبيل المثال بـ :
1. مراجعة العمليات review operations (الشراء ، والشحن ، والاستلام ، وإدارة المخزون ، وما إلى ذلك)
2. والرقابة الداخلية على أنظمة المعلومات (internal control over information systems).
3. وتوافق الثقافات التنظيمية ، والمسائل المالية والمحاسبية (compatibility of the organizational cultures, and finance and accounting issues).
كما يمكن استخدام مصطلح "العناية الواجبة Due diligence " أيضًا في مهام أخرى .. على سبيل المثال .. عمليات تدقيق بيئية محددة (certain environmental audits).
تحدد عملية العناية الواجبة ما إذا كان من المحتمل تحقيق الفوائد المتوقعة من الصفقة (expected benefits of the transaction) ..
مثلاً :
1. أسواق أوسع (Wider markets).
2. وموظفون أكثر مهارة (More skilled employees).
3. والوصول إلى الملكية الفكرية (Access to intellectual property).
4. وأوجه التآزر التشغيلي (Operating synergies).
وما إلى ذلك.
كما أنه قد يسهل تحقيق تلك الفوائد من خلال :
1. تحسين فعالية تنفيذ الصفقة (improving the effectiveness of the implementation of the transaction).
2. تحسين كفاءة تنفيذ الصفقة (improving the efficiency of the implementation of the transaction).
أحد مفاتيح فعالية وكفاءة الارتباط هو التنسيق بين المجموعات المعنية (Coordination among the groups involved).
على سبيل المثال يجب استخدام نفس البرنامج لإعداد أوراق العمل الإلكترونية لتسهيل مشاركة المعلومات.
يجب أن يكون التقرير النهائي واقعيًا ، وليس شخصيًا (final report should be factual, not subjective) بالإضافة الى ..
فهرسة المعلومات الداعمة ودعمها على أقراص الكمبيوتر (supporting information indexed and backed up on computer disks).
بالاضافة الى انه يجب أن يحتوي التقرير على ملخص تنفيذي مع إبراز النقاط الرئيسية (Contain an executive summary with key points highlighted).
نهج الدورة (Cycle approach) :
الذي تستخدمه المنظمة المستحوذة لتنظيم أعمالها هو وسيلة مرغوبة لتنظيم التقرير
(used by the acquiring organization to organize its business is a desirable means of structuring the report).
3. تخطيط العمليات التجارية (Business Process Mapping) :
تتمثل إحدى طرق تخطيط العمليات التجارية (المراجعة review) في إعادة الهندسة Reengineering (وتسمى أيضًا إعادة هندسة العمليات التجارية business process reengineering).
إنه ينطوي على :
1. ابتكار العمليات (Process innovation).
2. وإعادة تصميم العمليات الأساسية (Core process redesign).
بدلاً من تحسين الإجراءات الحالية (improving existing procedures) فإنه يجد طرقًا جديدة للقيام بالأشياء (finds new ways of doing things).
حيث ينصب التركيز على تبسيط وإزالة الأنشطة غير المضافة للقيمة (simplification and elimination of nonvalue-adding activities).
وبالتالي فإن إعادة الهندسة ليست تحسينًا مستمرًا (Reengineering is not continuous improvement) .. Dramatic improvement .. فهي ليست مجرد :
1. تقليص نظام موجود (Downsizing an existing system).
2. أو تعديل نظام موجود (Modifying an existing system).
ويجب أن يتم الاحتفاظ بها لأهم العمليات (reserved for the most important processes).
قد تحتاج المنظمة إلى التكيف بسرعة وبشكل جذري للتغيير (adapt quickly and radically to change).
وبالتالي فإن إعادة الهندسة عادة ما تكون عملية ابتكار مشتركة بين الإدارات تتطلب استثمارات كبيرة (substantial investment) في :
1. تكنولوجيا المعلومات (information technology).
2. وإعادة التدريب (retraining).
قد تؤدي إعادة الهندسة الناجحة (Successful reengineering) إلى :
1. تحسينات كبيرة في خدمة العملاء (bring dramatic improvements in customer service).
2. والسرعة التي يتم بها تقديم المنتجات الجديدة (speed with which new products are introduced).
من الأدوات المعروفة والمفيدة في إعادة الهندسة قياس العمل (work measurement) وهي عملية تتضمن تحليل الأنشطة (analysis of activities).
من خلال قياس العمل يتم تحديد :
1. طبيعة ومدى المهمة (Nature and extent of a task).
2. والإجراءات اللازمة لتنفيذها (Procedures needed for its execution).
3. والكفاءة التي يتم تنفيذها (Efficiency with which it is carried out).
هذه التقنية مناسبة عندما تتخذ الإدارة نهج التكلفة الهندسية للرقابة (Reengineering is work measurement).
تتم الإشارة إلى مثل هذا النهج عندما يكون عبء العمل قابلاً للقسمة إلى وحدات عامل الرقابة (management takes an engineered-cost approach to control).
على سبيل المثال :
1. إدخالات المحاسبة التي تم إجراؤها (accounting entries made).
2. أو معالجة سطور الكلمات النصية ، أو عدد الحزم المشحونة (lines of text word processed, or number of packages shipped).
يتم التعامل مع تكلفة وحدة عامل الرقابة (cost of a control factor unit) على أنها تكلفة متغيرة لأغراض الموازنة (variable cost for budgeting purposes).
إحدى الطرق المستخدمة لقياس العمل هي دراسة الحركة الدقيقة / دراسة ميكروموشن (Micromotion study) ..
والتي تتطلب تصوير أداء الوظيفة بالفيديو (videotaping the performance of a job) على سبيل المثال .. أنشطة خط التجميع (assembly-line activities).
طريقة أخرى هي أخذ عينات العمل (Work sampling) ..
حيث يتم إجراء العديد من الملاحظات العشوائية لنشاط ما لتحديد الخطوات التي يتطلبها عادةً
(making many random observations of an activity to determine what steps it normally requires).
تقضي تقنيات إعادة الهندسة وإدارة الجودة الشاملة على العديد من الرقابة التقليدية. إنهم يستغلون التكنولوجيا الحديثة لـ :
1. تحسين الإنتاجية (improve productivity).
2. وتقليل عدد الموظفين العادين (decrease the number of clerical workers).
وبالتالي ينصب التركيز على تطوير رقابة آلية وذاتية التصحيح (developing controls that are automated and self-correcting)
والتي تتطلب الحد الأدنى من التدخل البشري (require minimal human intervention).
ينتقل التركيز إلى مراقبة الرقابة الداخلية (monitoring internal control) حتى تتمكن الإدارة من تحديد :
1. متى قد تكون العملية خارجة عن السيطرة (when an operation may be out of control).
2. والحاجة إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية (corrective action is needed).
أتفترض معظم تقنيات إعادة الهندسة وإدارة الجودة الشاملة أيضًا أن ..
البشر سيكونون متحمسين للعمل بنشاط في تحسين العمليات عندما يكونون مشاركين كاملين في العملية
humans will be motivated to work actively in improving operations when they are full participants in the process.
تقيس المراقبة (Monitoring) جودة الرقابة الداخلية بمرور الوقت (assesses the quality of internal control over time).
تدرس الإدارة ما إذا كانت الرقابة الداخلية (internal control) :
1. مصممة بشكل صحيح (Properly designed).
2. وتعمل على النحو المنشود (Operating as intended).
3. وتقوم بتعديلها لتعكس الظروف المتغيرة (modifies it to reflect changing conditions).
قد تكون المراقبة في شكل :
1. تقييمات منفصلة (Separate evaluations).
2. التقييمات الدورية (Periodic evaluations).
3. المراقبة المستمرة (Ongoing monitoring).
تحدث المراقبة المستمرة كجزء من العمليات الروتينية (as part of routine operations). وهي تشمل :
1. المراجعة والاشراف الإداري (management and supervisory review).
2. والمقارنات والتسويات والإجراءات الأخرى (comparisons, reconciliations, and other actions).
التي يقوم بها الموظفون كجزء من أنشطتهم العادية.
قد يؤدي المدققون الداخليون وظائف تحديد ما إذا كانت عملية إعادة الهيكلة تحظى بدعم الإدارة العليا ، والتوصية بمجالات للنظر فيها ، ووضع خطط تدقيق للنظام الجديد.
ومع ذلك لا ينبغي أن يشاركوا بشكل مباشر في تنفيذ العملية. حيث ان هذا التدخل من شأنه أن يضعف استقلالهم وموضوعيتهم (independence & objectivity).
4. مراجعات تطوير النظام (System Development Reviews) :
يمكن لمشاركة المدقق الداخلي طوال دورة حياة تطوير الأنظمة أن تضمن تضمين الرقابة الداخلية المناسبة ومسارات التدقيق في التطبيق. وفقًا لمشاريع تكنولوجيا المعلومات الخاصة بمراجعة حسابات GTAG التابعة لمعهد المدققين الداخليين (IIA)
"يمكن للتدقيق الداخلي أن يجلب قيمة خبرته ومنهجيته لمراجعة المشاريع في المراحل المبكرة للمساعدة أيضًا في زيادة احتمالية النجاح"
Internal auditing can bring the value of their experience and methodology to review projects in the early stages to also help increase the likelihood of success
قد تشمل فوائد تدخل التدقيق الداخلي :
1) تقديم مشورة مستقلة ومستمرة طوال المشروع (Providing independent, ongoing advice throughout the project).
2) وتحديد المخاطر أو القضايا الرئيسية في وقت مبكر (Identifying key risks or issues early).
مما يمكّن فرق المشروع من العمل بشكل استباقي للتخفيف من المخاطر (operate proactively to mitigate risks).
يعد قسم تطوير الأنظمة ورقابة الاستحواذ (section for systems development and acquisition controls) فيGTAG لمخاطر ورقابة تكنولوجيا المعلومات مفيدًا لفهم دور المدقق الداخلي.
حيث ينص على أنه :
"يجب على مدقق تكنولوجيا المعلومات تقييم ما إذا كانت المنظمة تستخدم طريقة خاضعة للرقابة لـ :
1. تطوير أنظمة التطبيق (Develop application systems).
2. الحصول على أنظمة التطبيق (Acquire application systems).
وما إذا كانت توفر رقابة فعالة (Effective controls) على :
1. التطبيقات (Applications).
2. والبيانات (Data).
من خلال فحص إجراءات تطوير التطبيق (examining application development procedures) يمكن للمدقق الحصول على تأكيد بأن رقابة التطبيق كافية.
كما يجب معالجة بعض قضايا الرقابة الأساسية في جميع أعمال تطوير والاستحواذ على الأنظمة.
على سبيل المثال :
1) يجب توثيق متطلبات المستخدم ويجب قياس إنجازها (User requirements should be documented, and their achievement should be measured).
2) يجب أن يتبع تصميم الأنظمة عملية رسمية لضمان تصميم متطلبات المستخدم والرقابة في النظام
(Systems design should follow a formal process to ensure that user requirements and controls are designed into the system).
3) يجب إجراء تطوير الأنظمة بطريقة منظمة لضمان دمج المتطلبات وخصائص التصميم المعتمدة في المنتج النهائي.
(Systems development should be conducted in a structured manner to ensure that requirements and approved design features are incorporated into the finished product).
4) يجب أن يضمن الاختبار أن عناصر النظام الفردية تعمل كما هو مطلوب وأن واجهات النظام تعمل كما هو متوقع وأن مالك النظام قد أكد أن الوظيفة المقصودة قد تم توفيرها.
(Testing should ensure that individual system elements work as required, system interfaces operate as expected, and that the system owner has confirmed that the intended functionality has been provided).
5) يجب أن تضمن عمليات صيانة التطبيقات أن التغييرات في أنظمة التطبيق تتبع نمطًا ثابتًا من الرقابة. يجب أن تخضع إدارة التغيير لعمليات التحقق من صحة التأكيد المنظمة
(Application maintenance processes should ensure that changes in application systems follow a consistent pattern of control. Change management should be subject to structured assurance validation processes)".
5. تصميم أنظمة قياس الأداء (Design of Performance Measurement Systems) :
كمهمة تأكيد (Assurance engagement)
يقوم المدققون الداخليون بإجراء عمليات تدقيق للأداء لقياس مدى نجاح المؤسسة في تحقيق أهدافها فيما يتعلق بمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بها
كمهمة استشارية (Consulting engagement)
يعمل المدققون الداخليون مع العملاء لتحسين الأداء المقاس بمؤشرات الأداء الرئيسية
المحاضرة
رابط ملف الـ PDF الخاص بالمحاضرة
ليست هناك تعليقات